Skoleledelse i koronatider

Som leder for over 90 ansatte og 430 elever er Henriette Randsborg og resten av ledergruppen ved Trosterud skole vant til å takle store og små utfordringer. Men hvordan har det vært å være skoleledere under koronakrisen – og hva gjør de annerledes når neste smittebølge kommer?

Tekst og foto: Ole Alvik

Klokken 18.00 på torsdag den 12. mars ble samtlige skoler og barnehager i Norge stengt. Ingen visste med sikkerhet hvordan koronasituasjonen ville påvirke samfunnet, hvor mange som ville bli smittet eller hvor langvarig denne uvante unntakstilstanden ville bli. Katastrofemeldingene var mange, koronakunnskapen lav og butikkene ble tømt for toalettpapir, gjær og settepoteter.

På Trosterud skole i Groruddalen i Oslo kjente Henriette Randsborg på den samme usikkerheten og utryggheten som folk flest. Dessuten kjente hun på et stort ansvar som rektor. De 430 elevene skulle fortsatt få underving, men hvordan skulle de klare det når skolen var stengt og ingen hadde opplevd en tilsvarende situasjon før? Skoleledere og lærere hadde over natten havnet i en situasjon som ingen var forberedt på.

– Jeg husker at jeg gikk rundt her og ventet og ventet på resultatene av regjeringens pressekonferanse den torsdagen. Så kom beskjeden om at alle skolene skulle stenge. Jeg var forberedt på at det kunne skje, men likevel kom det på en måte så brått på, forteller hun.

Henriette og resten av ledergruppen hennes hadde ikke noe valg. De sto midt i en krise og da var det bare å kaste seg rundt, jobbe sene kvelder og finne løsninger som var gode nok.

Avstandsledelse

Når Skolelederen er på besøk, har det gått 10 uker siden 12. mars. Hvordan har hun opplevd disse ukene?

– Det har vært veldig krevende og hektisk. Det var mye som skulle administreres og koordineres slik at de ansatte kunne gjør jobben sin. For meg som rektor var det utfordrende å lede 90 medarbeidere som jeg ikke kunne møte fysisk, forteller hun, men legger til at det har gått overraskende bra.

– Vi tilpasset oss raskt til en ny hverdag og det tok ikke lang tid før hjemmeundervisning var i gang.

Klar arbeidsfordeling i ledergruppen

I tillegg til rektor består ledergruppen ved Trosterud skole av assisterende rektor Heidi Byom Nilssen og undervisningsinspektørene Astrid Marie Johnsruud og Bjørn Tore Nilsen. Ledergruppen fant raskt en arbeidsfordeling som fungerte godt.

– Det var utfordrende å følge opp lærere og elver, samtidig som jeg skulle forholde meg til områdedirektør, skoledirektør og andre oppover i systemet i forbindelse med krisen. Derfor organiserte vi oss slik at jeg hadde ansvaret for all kommunikasjonen oppover i systemet, mens mellomlederne var tett på de klassetrinnene som de hadde ansvaret for. Det vil si at Astrid hadde 1. – 3. trinn, Heidi 4. og 5. trinn og Bjørn Tore 6. og 7. trinn, sier Henriette Randsborg.

Tydelig ansvarsfordeling på alle nivåer

Lærerne ble organisert i grupper og hver gruppe fikk det hele og fulle ansvaret for hvert sitt trinn.

– Vi lagde klare linjer og tydelig ansvarsfordeling. De som vanligvis jobber på et klassetrinn, fikk ansvar for å drifte trinnet. Spesialpedagoger og faglærere ble også inkludert i disse faste gruppene, selv om de vanligvis underviser på flere trinn, sier undervisningsinspektør Astrid Marie Johnsruud.

I hver gruppe var det 6 – 7 lærere og gruppen hadde ansvaret for oppfølging av 60 – 70 barn i perioden med hjemmeundervisning. Mellomlederne hadde tett oppfølging av gruppene, men det var gruppene selv som utarbeidet planer for undervisning og oppfølging av barna.

Lærergruppene fungerte ulikt

Noen av lærergruppene hadde få møter, mens andre møttes på nettet hver morgen for å ta en kaffe og snakke om løst og fast. Fordelen med «kaffemøter» som fungerer godt er at de senker terskelen for hva som kan sies, medlemmene blir bedre kjent og det styrker samholdet i gruppen. Det er viktig i krevende situasjoner.

– Ja, det så vi allerede den første uken da en av lærerne fikk covid-19. Gruppen var tydelig på at de hadde et felles ansvar og at de skulle få det til å fungere for elevene selv om en av lærerne var syk, sier rektor Henriette Randsborg.

Trosterud skole har beholdt ordningen med faste grupper, selv om elevene nå er tilbake på skolen.

– Lærergruppene har hatt ansvaret for å organisere klassene i kohorter og drifte det slik at det fungerer godt over tid. De har fått veldig tydelige rammer, ressurser og tillit til å organisere seg etter gruppens behov, sier Henriette Randsborg.

Oppfølging på skjerm

All kommunikasjon mellom de ansatte på skolen foregikk på telefon og skjerm. Det har ikke vært uproblematisk. Noen av lærerne var komfortable med å være på skjerm, mens andre var svært skeptiske. Den bratte læringskurven har imidlertid resultert i økt digital kompetanse og rask tilvenning til nye arbeidsverktøy.

– Det var utfordrende i starten, men det har vært en positiv utvikling i løpet av disse ukene. Folk har blitt mer vant til å være på skjerm og kommunisere digitalt, sier assisterende rektor Heidi Byom Nilssen.

Undervisningsinspektør Bjørn Tore Nilsen legger til at den digitale kommunikasjonen også er en utfordring for ledergruppen.

– Det stilles andre krav til oss når vi skal lede på avstand. Noen lærere har vi hatt mye kontakt med, fordi de har uttrykt behov for det. Andre har vi hatt mindre kontakt med. Mange av lærerne er erfarne og selvgående og trenger ikke så mye oppfølging og støtte fra vår side. Men når man ikke møtes fysisk over en lengre periode, er det vanskeligere å fange opp ting. Derfor må vi oppfordre medarbeiderne til å si ifra hvis de trenger råd og hjelp fra oss i ledergruppen.

Oppfølging av elevene

Trosterud skole ligger i en bydel med flere sosiale utfordringer enn gjennomsnittet i Oslo. Det er mange store familier i små leiligheter, elevene på skolen har 50 ulike morsmål, noen av foreldrene er arbeidsledige og utdanningsnivået i foreldregenerasjonen er lavt.  Hjerteteamet, som består av miljøterapeutene og sosiallærer ved skolen, har drevet oppsøkende virksomhet for å nå de elevene som har det vanskelig.

– De har vært tett på elever som vi er bekymret for. Det har vært mye oppfølging på telefon og skjermmøter og enkelte elever har de gått tur med. Vi har også hatt samarbeid med barnevernet, men det har vært vanskelig fordi barnevernet også har hatt hjemmekontor. Da måtte vi få barna hit og snakke med dem. Vi ser at de barna som ikke har blitt fulgt opp hjemme på en god måte, de har det tøft nå, sier Henriette Randsborg.

– Hjerteteamet har hengt opp oppslag i nærmiljøet og i borettslagene om hvordan de kan kontaktes.  Det har gjort det lettere for alle barn å ta kontakt med dem, også de som vi ikke var bekymret for på forhånd, sier Bjørn Tore Nilsen.

Kommunikasjon er krevende

Ledergruppen synes at de har vært tett på som ledere og at de har vært tidlig ute med å legge planer, først for hjemmeundervisning og deretter for gjenåpning av skolen. Likevel er det utfordrende å være skoleledere i en situasjon med stor usikkerhet og med 90 medarbeidere på hjemmekontor.

– Vi var gode til å planlegge, men vi skulle vært flinkere til var å informere lærerne om hva vi faktisk gjorde. Vi hadde travle dager og gjorde veldig mye som lærerne ikke så. Vi har erfart at i en slik situasjon kan man ikke informere nok. Samtidig er det vanskelig å være tydelig når man selv mangler informasjon om viktige spørsmål. Vi visste heller ikke når vi kunne åpne skolen igjen og hvordan vi skulle organisere skolehverdagen på en måte som var trygg og forsvarlig både for elever og ansatte, sier undervisningsinspektør Astrid Marie Johnsruud.

– Ja, lærerne hadde mange ubesvarte spørsmål og det var ikke alt vi kunne legge planer for. Vanligvis etterlyser de mer medbestemmelse, men i denne situasjonen ville de ha klare retningslinjer og kontant ledelse. Det ga de uttrykk for og det var en god oppklaring vi fikk der, sier assisterende rektor Heidi Byom Nilssen.

Åpnet igjen

Når vi besøker skolen den 19. mai er det litt over tre uker siden den åpnet igjen for elever på 1. – 4. trinn og kun en uke siden skolen åpnet for 5. – 7. trinn. Hvert trinn på 1.- 4.trinn er inndelt i fem kohorter og på 5.-7.trinn er de ordinære klassene blitt kohorter. Elevene får 3,5 timer undervisning hver dag. Kohorter, hyppig håndvask, en meters avstand og egne friminutt har blitt hverdagen ved skolen.

– Det har gått overraskende fort å tilpasse seg. Kohorter, smittevern og nye åpningstider har blitt normalen på veldig kort tid. Dessuten er vi heldige som har nok rom og lærere til at alle skolens elever fysisk kan møte her hver dag, sier Henriette Randsborg.

Hva går det på bekostning av?

– Det går på bekostning av noen fag og da særlig de praktiske estetiske fagene og kroppsøving. Og så må vi bare stole på at hver enkelt lærer, uavhengig av utdanning, erfaring og fagkombinasjon kan undervise i alle fagene i sine kohorter, sier hun.

Hva var mest utfordrende i forbindelse med gjenåpning av skolen?

– En del av de ansatte var veldig engstelige for å bli smittet da vi skulle starte opp igjen. Vi jobber ikke i helsevesenet og er ikke fagpersoner på smittevern, og det å trygge de ansatte var kanskje noe av det vanskeligste for meg som rektor, sier Henriette Randsborg.

Hva er de viktigste tiltakene dere har iverksatt for å skape en trygg skole?

– Vi har hatt nok ressurser til å organisere de yngste elevene i kohorter på 12 – 13 elever med to voksne på hver gruppe. Derfor har vi også kunnet dele gruppene i to ved behov. Det har vært akseptabelt selv for de som er mest engstelige for smitte, sier Heidi Byom Nilssen.

Bekymrede foreldre

Mange foreldre har vært bekymret for å sende barna tilbake til skolen. Nesten 20 prosent av elevene ved Trosterud skole var hjemme ved skolestart, ifølge rektoren.

– Vi har fått mange legeerklæringer med vage begrunnelser for hvorfor barna ikke kan komme på skolen. Jeg tror det skyldes foreldrenes frykt for pandemien. Men vi er så heldige at vi har en helsesykepleier og vi har jobbet tett med henne. Da skolen var stengt jobbet hun i smittesporingsteamet i bydelen. Hun er flink til å gi oss råd og til å trygge foreldrene, sier Henriette Randsborg.

– Men vi har forståelse for at folk er redd. Vi har veldig mange elever som bor i trange leiligheter med store familier og flere generasjoner. Når bestefar kanskje har nedsatt lungefunksjon, så blir man jo engstelig fordi man bor så tett. Det er helt naturlig, sier Heidi Byom Nilssen.

Hva har koronakrisen lært oss?

Vi kan risikere at det kommer nye smittebølger. Hva gjør dere annerledes neste gang?

– Vi skal være enda tydeligere på hva som forventes av lærerne. For eksempel at alle må ta kontakt med alle elevene sine i løpet av en uke og at vi skal ha en vanlig skoleuke med hensyn til innhold og arbeidsmengde, sier Henriette Randsborg og legger til:

– Det er viktig å ivareta de sårbare barna, men de som lengter etter faglige utfordringer skal også ivaretas. Kommer det en ny smittebølge er vi bedre forberedt og kan legge listen høyere.

– Og vi skal være tidlig ute med å kartlegge hva elever, lærere og andre ansatte har behov for. Det gjelder både med hensyn til oppfølging fra ledergruppen og praktiske ting. For eksempel oppdaget vi at mange av elevene ikke hadde pc eller iPad hjemme, sier Astrid Marie Johnsruud.

– Og vi som ledergruppe skal ikke stresse lærerne unødvendig. Spesielt den første uken hadde vi litt for mange spørsmål til lærerne. Vi burde ha presisert at vi ikke forventet svar i løpet av fem minutter, sier Heidi Byom Nilssen.

– Vi må passe på å legge til rette for at lærerne får gjort jobben sin, men samtidig må vi unngå at vi blir for opphengt i detaljer. Vi gjorde noen unødvendige prioriteringer som tok tid. Selv om vi har en ekstraordinær situasjon, er det viktig at vi i ledergruppen prioriterer langsiktig planlegging, sier Bjørn Tore Nilssen.

En krise er en mulighet for læring

Å dra nytte av erfaringene handler ikke bare om hva man ikke skal gjøre igjen, eller hva man skal gjøre annerledes neste gang. Det handler også om hva man har gjort riktig og hva man skal ta med seg videre.

– Vi har for eksempel delt inn trinnene på andre måter, startet til ulike tider, hatt friminutt til ulik tid og vi har sett at det har gitt færre konflikter og at de voksne er mer tett på. Det er en nyttig erfaring som vi skal ta med oss videre, sier Henriette Randsborg.

– Vi har også lært mye om bruk av digitale verktøy. Vi har hatt en utvikling på to måneder som vi ellers ville ha brukt to år på. Dette skal vi dra nytte av. Vi har for eksempel elever som må være hjemme av helsemessige årsaker. De kan nå være sammen med sine medelever via skjerm. Vi kan også bruke digitale verktøy når medarbeidere er for syke til å være på jobb, slik at de i hvert fall kan delta på møter. Og så har vi erfart at hjemmekontor fungerer godt også for skoleledere, sier hun.

Vil ha tydelige skoleeiere

Osloskolene er inndelt i åtte skolegrupper. Hver gruppe har sin områdedirektør. I den skolegruppen som Trosterud skole tilhører er det 19 skoler.

– Områdedirektøren var raskt ute med å dele oss inn i kohorter. Jeg er i en kohort med rektorene på de fire skolene som ligger nærmeste oss. Vi har møter to ganger i uken. Jeg synes at jeg har fått veldig god oppfølging fra min områdedirektør og at ordningen har fungert bra. Men tre av de andre rektorene i kohorten er nye i rollen som rektor, så jeg har noen ganger savnet å få innspill fra andre rektorer også.

Hun synes at Utdanningsetaten i kommunen burde stilt tydeligere forventinger til skolene i den tiden som har vært.

– Jeg savner noen flere skal og noen færre bør. For eksempel at alle lærerne skal være i kontakt med alle elevene hver uke. Vi driver skole, vi skal gi utdanning og vi skal være tett på. Tydeligere krav fra skoleeierne hadde gjort det enklere for meg som rektor å stille krav i denne perioden.

– Så fort rammebetingelsene kom på plass kunne vi fylle dagene med innhold.

Skolelederen har møtt to av lærerne ved Trosterud skole for å høre hvordan de har opplevd koronaperioden.

Hedda Eia Vestad er kontaktlærer på trinn 2 og Trine Disch Kihle er kontaktlærer på trinn 7. Det er Heddas andre år som lærer og Trines første jobb etter at hun ble ferdig med lærerutdanningen.

Hva er det viktigste ledelsen har gjort riktig i denne perioden?

Trine: De har vært flinke til å se alle ansatte, selv om vi har hatt hjemmekontor. Det har også vært lett å ta kontakt med min nærmeste leder og lav terskel for å stille spørsmål. Ledelsen har også klart å skape et sosialt fellesskap, selv om det har vært på nettet. Vi har for eksempel hatt quiz-møter hver fredag for å være sosiale og høre hvordan det går.

Hedda: Jeg stiller meg bak alt som Trine har sagt. Det er viktig at terskelen er lav for å kunne diskutere ting med nærmeste leder når ting er uoversiktlig og du lurer på om det du gjør er greit. Nå har vi også sett effekten av at de har vært flinke til å ansette folk med lærerutdanning ved skolen.  I min gruppe var vi fem lærere som hadde ansvaret for tre klasser. Det var en stor fordel at vi alle var fagpersoner og snakket samme språk. Situasjonen var uvant og krevende, men samtidig følte jeg at vi var veldig profesjonelle og at det var kult å være lærer.  Jeg vil også trekke fram at ledelsen har vært flinke til å tolke informasjon og tydeliggjøre ting for oss.

Det kommer kanskje en ny smittebølge. Hvilke råd vil dere gi til ledelsen neste gang det skjer?

Hedda: Det er viktig å være tidlig ute med informasjon og tydelig på hva og hvordan vi skal løse oppgavene.

Trine: Ja, for oss var det viktig å få vite hvordan dagene skulle struktureres, hvilke kanaler vi skulle kommunisere i og liknende. Så fort disse rammebetingelsene kom på plass, kunne vi fylle skolehverdagen med innhold. Selv om vi opplevde stor usikkerhet i starten, så tror jeg at vi fremsto på en tillitsvekkende måte både for barna og foreldrene. Og det er veldig viktig i en slik situasjon.

Hva tenkte dere da det ble klart at skolen skulle starte opp igjen?

Trine: Jeg hadde blandede følelser. Jeg kjente på en lettelse over komme tilbake til de vante rammene og jeg gledet meg til å møte elevene igjen. Samtidig var jeg usikker på hvordan arbeidsdagen kom til å bli og hvordan vi skulle løse utfordringene, for eksempel med hensyn til smittevern, en-meters-regelen og liknende. Det tok tid før vi fikk informasjon om dette, men da vi fikk beskjed trygget det meg veldig. Det var også godt å kunne gi skikkelig informasjon til elevene. De hadde mange spørsmål om når vi skulle starte opp og hvordan det skulle gjøres. Det er vanskelig å hele tiden skulle formidle at vi tror, men at vi ikke vet.

Hedda: Jeg er lærer på det trinnet som startet opp først og jeg følte meg veldig utrygg med tanke på smitte, både for min egen del og for barna og deres familier. Samtidig gledet jeg meg til å se barna igjen og til å få mer interaksjonen i undervisningen. Dessuten visste jeg hvor mye barna savnet en normal hverdag og å få være sammen med hverandre. Så etter hvert tenkte jeg at dette går bra og at det er verdt risikoen. Nå har smittefrykten blitt redusert betraktelig og jeg synes at tiltakene vi har iverksatt fungerer godt. Nå tenker jeg mye mer på hvordan jeg skal lære elven addisjon enn at jeg kan bli smittet.

Trine: Jeg tenker også på smitte hver dag. Vi har rutiner som fungerer godt og som gjør at mange har blitt mindre bekymret, men vi antibakker hele tiden. Og det jeg sier til elevene om smittevern er jo glemt det øyeblikket de går ut av skolegården. På skolen holder vi oss i kohorter og er nøye på smittevernstiltak, men utenfor skolens område er de en gjeng på tvers av kohorter.

Snakker dere mye med elevene om koronasituasjonen?

Hedda: Vi snakket mye om smitteverntiltakene da skolen startet. Det er en balansegang fordi vi skal redusere frykt, samtidig som vi må minne elevene på alvoret slik at de ikke blir slappe med rutinene.